Mora kommun inför e-handel 2012

Ökad automatik i inköpen

Bättre styrning, effektivare hantering och säkrare uppföljning blir följdennär inköpsrutinerna stramas upp.

Det sker efter en processkartläggning som pågått i halvannat år och där dagens inköp och fakturahantering analyserats av en särskild arbetsgrupp. Hela processen från behov till genomförd betalning har noggrant gåtts igenom och alla problem i kedjan satts under lupp.

Per-Olof Grannas

- Nu ska hela vår inköpskultur förbättras, berättar Per-Olof Grannas på kommunens ekonomienhet. En viktig nyhet är att betalningsrutinerna automatiseras avsevärt, principen blir att fakturor som stämmer med beställningen produceras automatiskt i vissa flöden. Endast avvikande fakturor tas då om hand i särskild ordning.

Antalet fakturor uppgår i dagsläget till ca 40 000 per år, fördelat på ca 2 000 leverantörer som i många fall fakturerar blygsamma belopp på årsbasis. Avsikten är nu att kommunen ska bli mer trogen sina inköpsavtal och därför kommer handel bara att ske med leverantörer som har avtal.

Endast ett fåtal får göra inköpen

- Ett annat mål är att minimera antalet pappersfakturor till förmån för elektroniska fakturor, på lång sikt vill vi naturligtvis närma oss 100 % i det avseendet, fortsätter Per-Olof Grannas. Men det är viktigt att påpeka att det nya systemet ska passa både stora och små leverantörsföretag och vi kommer givetvis att ta kontakt med alla för att hjälpa dem igång. Övergången innebär heller inte några stora kostnader för dem, däremot förenklas också deras fakturahantering avsevärt. De kan dessutom lämna i elektroniska anbud, vilket är en stor fördel.

För kommunens anställda innebär nyordningen att det bara är särskilt utsedda personer som får göra inköp. Och dessa inköp måste göras i det nya e-handelssystemet. Dagens rekvisitionsblock kommer därför att bli ett minne blott i början av 2012.

Sven-Erik Nilsson