Hur går en upphandling till?

Hur går en upphandling egentligen till? Vilka är inblandade och vem gör vad? Frågorna kan ibland vara många när det gäller den offentliga upphandlingen. Vem är det egentligen som gör upphandlingen? Vi ska här försöka bena ut de olika begreppen så enkelt som möjligt.

Vem gör vad?

Kort kan det sägas att kommunerna bestämmer vad som ska upphandlas, medan upphandlingsenheten bestämmer hur upphandlingen ska gå till. Det är kommunerna själva som kan sin verksamhet och vet sina behov bäst, och står därför för "expertkunskapen" när kraven på varan/tjänsten (kravspecifikationen) ska formuleras. Upphandlarens roll är att agera projektledare samt ansvara för att upphandlingen genomförs på ett affärsmässigt sätt med hänsyn tagen till gällande lagstiftning (LOU).

Kommunen utser till varje upphandling en referensgrupp som har till uppgift att bestämma vilka krav som ska finnas på varan/tjänsten, ex. storlek, smak, färg, kvalitet, antal, på vilket sätt osv. Denna grupp är kommunens förlängda arm i arbetet med upphandlingen och ska representera kommunen. Medlemmarna i denna grupp har även till uppgift att förankra arbetet i den egna kommunen samt att fatta beslut gällande kravspecifikation och utvärderingskriterier.

Här är en kort beskrivning av hur upphandlingsprocessen går till:

Beslut om upphandling.

Ett beslut om upphandling kan fattas på två sätt:

Ramavtal: Kommunerna beslutar att ett ramavtal ska upphandlas för att täcka ett behov av varor som köps ofta ex. kontorsmaterial, livsmedel osv. Då bjuder upphandlingsenheten in till en upphandling och kommunerna utser deltagarna i referensgruppen.
Objektspecifik upphandling: Om en kommun behöver köpa in någonting speciellt, som inte köps ofta ex. ismaskin, tankbil till Räddningstjänsten eller en specialborr till byggprogrammet så tar denna kommun kontakt med upphandlingsenheten och tillsammans genomförs upphandlingen.

Annonsering

Upphandlingsenheten annonserar alla upphandlingar via VISMA Tend Sign. Här kan eventuella anbudsgivare hämta hem förfrågningsunderlag för att se om det kan vara intressant att lämna in ett anbud.

Sista dag att lämna anbud

Vid varje upphandling anges en sista dag att lämna anbud. Efter denna dag kan anbudsgivare inte lämna in några anbud eller ändra någonting i sina anbud.

Utvärdering

När anbuden har öppnats påbörjas arbetet med att utvärdera alla inkomna anbud. Då undersöks om anbudet lever upp till alla krav som har ställts i förfrågningsunderlaget på:

• leverantören
• varan eller tjänsten
• avtalsvillkor upfylls

De anbud som eventuellt inte uppfyller alla krav diskvalificeras och går ej vidare i utvärderingen.

Beslut

När utvärderingen är avslutad så fattas ett beslut om vinnande anbud och ett så kallat tilldelningsmeddelande skickas till samtliga anbudsgivare som har lämnat anbud. Här beskrivs hur utvärderingen har gått till och resultaten presenteras.

Avtalstecknande

Från det datum då tilldelningsmeddelandet skickas finns det en tidsfrist på 10 dagar då avtal inte får tecknas. Detta är för att leverantörer ska ges möjlighet att gå igenom resultatet av upphandlingen. Tycker man som leverantör att någon felaktighet har begåtts har man möjlighet att begära en överprövning hos länsrätten.